Welche Telefonanlage passt zu Ihrem Hotel?

• Cloud-Telefonanlage. Beginnen Sie hier, wenn Sie hauptsächlich Anrufe an der Rezeption entgegennehmen, Buchungen an ein Ersatzteam weiterleiten und eine Nachtansage abspielen müssen. Der Anbieter hostet das System. Erkundigen Sie sich, wie Anrufe die Mitarbeiter erreichen, falls das Internet des Hotels ausfällt.
• Hybridlösung. Ziehen Sie diese Option in Betracht, wenn Sie an der Rezeption eine Anrufweiterleitung über die Cloud nutzen möchten, während Sie einen Teil des bestehenden Systems für die Gästezimmer beibehalten. Erkundigen Sie sich, ob Anrufe in beide Richtungen möglich sind und welches System die Zimmerdurchwahl und den Weckdienst übernimmt.
• Rüsten Sie das bestehende System auf. Ziehen Sie diese Option in Betracht, wenn Zimmerrufe und die Hotelsoftware bereits gut funktionieren und das Hauptproblem darin besteht, externe Anrufe an die richtigen Mitarbeiter weiterzuleiten. Erkundigen Sie sich, welche Weiterleitungsfunktionen hinzugefügt werden können und wie lange die Geräte noch unterstützt werden.

Können wir unsere bisherigen Zimmertelefone behalten?

Wie Anrufe bei der Rezeption, der Reservierungsabteilung und in den Gästezimmern ankommen

Wenn an der Rezeption viel los ist

1. Die Rezeption nimmt den Anruf zuerst entgegen. Die Mitarbeiter können die Buchung entgegennehmen oder mit der Reservierungsabteilung sprechen, bevor sie den Anruf weiterleiten. So funktioniert die Anrufweiterleitung
2. Die Reservierungsabteilung dient als Ausweichmöglichkeit. Das Reservierungsteam ruft an, wenn die Rezeption besetzt ist oder niemand abhebt.
3. Eine gemeinsame Voicemail nimmt die Nachricht entgegen. Wenn keines der beiden Teams antwortet, kann der Anrufer eine Rückrufnummer hinterlassen. Beauftragen Sie jemanden damit, die Nachrichten abzuhören und zurückzurufen.

Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten und dringende Gästeanfragen

Flussdiagramm TD
    A["Hauptnummer des Hotels"] --> B["Nachtansage"]
    B -->|Buchung| C["Anrufbeantworter für Reservierungen"]
    B -->|Hilfe bei der Anreise| E["Pikett-Telefon"]
    D["Direktwahl zur Zimmerrezeption"] --> E
    E -->|Besetzt oder keine Antwort| F["Ersatzmitarbeiter"]

Was Sie vor dem Austausch Ihrer Hotel-Telefonanlage beachten sollten

Was Ihr Hotel vorbereiten kann

• Bestandsaufnahme. Tragen Sie die Hauptnummer sowie die Durchwahlnummern für Reservierungen, das Restaurant oder Veranstaltungen ein. Notieren Sie die Modelle der Zimmertelefone und Ihre Kenntnisse über die Verkabelung.
• Tag- und Nacht-Rufdienstpläne. Halten Sie fest, wer an den einzelnen Leitungen antwortet, wohin die Mitarbeiter Anrufe weiterleiten, welche Sprachen sie beherrschen und wer nachts dringende Anrufe entgegennimmt.
• Mit dem PMS verknüpfte Telefonfunktionen. Fragen Sie an der Rezeption und beim Housekeeping, welche Funktionen dort genutzt werden, z. B. Weckrufe, Aktualisierungen des Zimmerstatus, Check-in- und Check-out-Vorgänge oder die Abrechnung von Gesprächsgebühren auf den Gästeabrechnungen.

Was ist mit den Lieferanten zu klären?

• Geschäftsnummern. Nummernportierung bedeutet, eine bestehende Nummer zu einem neuen Anbieter zu übertragen. Erkundigen Sie sich, welche Nummern portiert werden können, wer den Antrag stellt und wann die Portierung erfolgt. Stimmen Sie etwaige Änderungen am bisherigen Dienst mit dem neuen Anbieter ab. Leitfaden zur Nummernportierung in Luxemburg · PBX.lu – FAQ zur Beibehaltung Ihrer Nummer
• Test des Zimmer-Telefons. Testen Sie gemeinsam mit dem Telefonanbieter und dem Gerätehersteller die Empfangsverknüpfung, den Klingelton und die bidirektionale Audioübertragung. Beziehen Sie dabei alle Adapter oder vorhandenen Geräte ein, die in der geplanten Konfiguration zum Einsatz kommen sollen. Dokumentation zum analogen Adapter
• PMS-Integration. Bitten Sie den Telefonanbieter und den PMS-Anbieter, die genaue Softwareversion zu bestätigen und jede Funktion zu demonstrieren, auf die Sie angewiesen sind. Überprüfen Sie bei Weckrufen, ob das Zimmertelefon klingelt und wie das Personal erfährt, wenn ein Gast den Anruf verpasst. Beispiel aus der Dokumentation zur Hotelsoftware von Oracle
• Weiterleitungen und Begrüßungsansagen. Bitten Sie den Anbieter, Ihnen zu zeigen, wie die Rezeption einen Anruf an den Zimmerservice oder das Restaurant weiterleitet, wohin der Anruf geleitet wird, wenn niemand antwortet, und wie die Mitarbeiter die Begrüßungsansagen und Dienstpläne ändern. Testen Sie jede Sprachoption, die Sie anbieten möchten.
• Ausfälle. Fragen Sie den Anbieter und den Ausrüstungslieferanten, was passiert, wenn im Hotel das Internet, der Strom oder der Telefonanschluss ausfällt. Prüfen Sie, ob Anrufer von außerhalb eine Notrufnummer erreichen können und ob Gäste das Personal von ihren Zimmern aus erreichen können. Legen Sie fest, wie Gäste das Personal kontaktieren können, falls die Zimmertelefone nicht funktionieren.
• Umstellungstag und Support. Testen Sie vor der Umstellung die Tages- und Nachtleitwege, die Zimmertelefone und die PMS-Funktionen. Sobald die Nummern umgestellt sind, rufen Sie jede Nummer von außerhalb des Hotels an und überprüfen Sie die ausgehenden Anrufe. Legen Sie fest, wer im Falle eines fehlgeschlagenen Tests einspringen kann und wer die Rezeption nachts und an Wochenenden unterstützt.