Téléphonie d'entreprise pour les agences de médias, de relations publiques et de communication
Les agences de médias, de relations publiques et de communication fonctionnent souvent avec des équipes mobiles, hybrides et organisées par projet, plutôt qu’avec des services traditionnels travaillant à un bureau fixe. Les collaborateurs doivent répondre aux appels des clients et des journalistes depuis leurs ordinateurs portables et leurs smartphones, tout en conservant des numéros professionnels.
Un système téléphonique professionnel moderne peut proposer des softphones, des applications mobiles, le transfert d'appels, des numéros partagés et des intégrations avec des outils de collaboration tels que Microsoft Teams.
La téléphonie dans le cloud est particulièrement utile pour les agences dont le personnel travaille à distance ou qui disposent de plusieurs bureaux, car les postes téléphoniques et l'acheminement des appels peuvent suivre l'utilisateur plutôt que d'être liés à un poste de travail physique.
Ce guide passe en revue les fonctionnalités de téléphonie d'entreprise les plus pertinentes pour les équipes des médias et de la communication au Luxembourg, notamment le télétravail, l'enregistrement des appels, les outils de collaboration et l'acheminement flexible des appels.
📅 Vous dirigez une agence spécialisée dans les médias, les relations publiques ou la communication au Luxembourg ou dans la Grande Région ?
Prenez rendez-vous pour un bref entretien téléphonique afin d'étudier la possibilité de faire évoluer la configuration de votre équipe vers un système de PBX cloud axé sur les softphones.
Le PBX dans le cloud est-il adapté à votre agence ?
Une qualification en 10 secondes avant de poursuivre votre lecture.
✅ Idéal si vous
👥 dont le personnel travaille à domicile, sur les sites des clients ou lors d'événements
🎙️ Il faut enregistrer les briefings et les validations des clients
🤝 Nous utilisons déjà Microsoft Teams pour la communication interne
📱 Vous souhaitez disposer d'un numéro professionnel qui suive vos collaborateurs partout où ils vont ?
⚠️ Examinez attentivement si vous
👤 Nous sommes une toute petite agence comptant deux ou trois collaborateurs.
📋 Utilisez un outil de gestion de projet qui gère déjà la communication avec les clients
📧 recourir principalement aux e-mails et aux messages pour communiquer avec les clients
🏢 disposent d'un seul bureau fixe et n'ont pas de télétravailleurs
Comment le PBX dans le cloud apporte une valeur ajoutée aux secteurs des médias, des relations publiques et de la communication
Le mode de fonctionnement des agences de médias et de communication rend les systèmes téléphoniques traditionnels totalement inadaptés. Les collaborateurs occupent rarement le même poste deux jours d'affilée. Les appels des clients ont lieu dans la voiture, lors d'événements, sur le terrain ou depuis des studios à domicile. Les briefings doivent être consignés par écrit. En raison des délais, il n'est pas possible d'attendre qu'un message vocal soit transféré.
Avec le PBX dans le cloud, la mobilité est la norme, et non l'exception. Chaque membre de l'équipe dispose d'un téléphone professionnel complet sur n'importe quel appareil, avec un seul numéro, une seule messagerie vocale et un seul système.
Trois évolutions majeures dès le premier jour
AVANT
Le personnel remet des téléphones portables personnels aux clients.
APRÈS
Un seul numéro professionnel sonne sur tous les appareils.
AVANT
Les comptes rendus ont cédé la place aux notes manuscrites.
APRÈS
Enregistrements consultables par date et par client.
AVANT
Pendant les tournages, les téléphones sonnent près des bureaux vides.
APRÈS
Le routage tenant compte de la présence ignore les membres du personnel indisponibles.
Principales fonctionnalités pour les médias, les relations publiques et la communication
💻 Softphone
Un ordinateur portable, une tablette ou un téléphone faisant office de terminal professionnel à part entière : aucun matériel de bureau n'est nécessaire.
📱 Application mobile
Le numéro professionnel suit les collaborateurs où qu'ils se trouvent, sans jamais divulguer leur numéro de portable personnel.
🔒 Routage basé sur la présence
Évitez de faire appel aux collaborateurs indisponibles lors des tournages, des présentations et des séances de production.
Une agence de relations publiques luxembourgeoise : avant et après
Une agence de relations publiques et de communication située à Luxembourg-Ville compte 14 collaborateurs : 8 chargés de compte, 3 rédacteurs de contenu, 2 graphistes et 1 directeur. L'agence accompagne des clients issus des secteurs des services financiers, des technologies et des affaires publiques au Luxembourg, en Belgique et en France. L'équipe fonctionne en mode hybride : la plupart des collaborateurs travaillent au bureau deux ou trois jours par semaine et à domicile ou chez les clients le reste du temps.
⚠️ AVANT LE CLOUD PBX : les problématiques
- Les chargés de clientèle travaillant à domicile ou chez des clients étaient injoignables sur leur numéro professionnel : les clients les appelaient donc sur leur portable personnel.
- Les entretiens téléphoniques avec les clients ne faisaient l'objet d'aucun compte rendu : les chargés de clientèle prenaient des notes à la main, ce qui donnait parfois lieu à des désaccords sur ce qui avait été convenu
- Personne ne répondait au numéro principal de l'agence lorsque la réceptionniste était en pause déjeuner ou absente du bureau.
- Absence de notification de présence : les appels sonnaient sur des bureaux vides pendant les tournages ou les réunions avec des clients hors site
- Lorsqu'un chargé de compte a quitté l'agence, son numéro personnel est resté dans les listes de contacts des clients : l'agence a ainsi perdu le contact direct avec ses clients.
✅ APRÈS LE CLOUD PBX - ce qui a changé
L'agence a mis en place le Cloud PBX en un après-midi. Aucun matériel n'a été acheté. Chaque membre de l'équipe a installé le softphone sur son ordinateur portable et l'application mobile sur son smartphone.
- Chaque chargé de compte dispose d'un numéro direct qui sonne simultanément sur le softphone de son ordinateur portable et sur son smartphone : les clients joignent toujours le même numéro professionnel, quel que soit l'endroit où ils se trouvent.
- Tous les appels avec les clients sont enregistrés automatiquement : les briefs, les validations et les consignes éditoriales sont enregistrés et conservés à des fins de référence pour le projet.
- Le routage tenant compte de la présence détecte lorsqu'un chargé de compte est déjà en ligne et redirige l'appel entrant vers la messagerie vocale ou vers un collègue désigné.
- L'intégration à Microsoft Teams redirige les appels reçus en dehors des heures de travail vers le responsable de compte de garde via Teams.
- Le directeur de l'agence reçoit chaque semaine un rapport d'analyse présentant le volume d'appels entrants par chargé de compte et les taux d'appels manqués.
- Lorsqu'un chargé de clientèle quitte l'entreprise, son numéro direct est attribué à un collègue en moins de deux minutes : la relation avec le client se poursuit sans interruption.
📈 LE RÉSULTAT - six mois plus tard
- Les chargés de clientèle confirment qu'ils ne communiquent plus leurs numéros personnels aux clients : tous les contacts passent par le système de l'entreprise.
- L'enregistrement d'un entretien téléphonique avec un client a permis de régler un différend concernant le périmètre d'une campagne d'envergure, évitant ainsi un conflit de facturation.
- Le directeur s'est appuyé sur l'analyse des appels pour constater que deux chargés de clientèle recevaient une part disproportionnée des appels entrants et a redistribué la charge de travail en conséquence.
- Les appels des clients sont désormais pris en charge de manière cohérente, quel que soit le lieu de travail de l'équipe
- L'agence offre une expérience de communication plus professionnelle et cohérente à ses clients au Luxembourg, en Belgique et en France.
Comparer les prestataires dans le domaine des médias et de la communication
Trois fonctionnalités essentielles pour les agences : softphone et mobile, enregistrement des appels et intégration à Microsoft Teams. Les fournisseurs locaux proposant des numéros DID luxembourgeois sont classés en premier.
🇱🇺 Voxbi
Un PBX cloud luxembourgeois conçu pour les PME et les agences.
✅ Softphone et application mobile
✅ Enregistrement des appels
✅ Intégration à Microsoft Teams
🇱🇺 Tango
Opérateur télécom luxembourgeois proposant des services de téléphonie d'entreprise.
✅ Softphone et application mobile
⚠️ Enregistrement des appels (option)
⚠️ Intégration à Microsoft Teams (module complémentaire)
🇱🇺 Post Telecom
Opérateur national luxembourgeois proposant une solution de PBX dans le cloud.
✅ Softphone et application mobile
✅ Enregistrement des appels
⚠️ Intégration à Microsoft Teams (module complémentaire)
🌍 Microsoft Teams Phone
Plateforme UC globale avec appels via des partenaires certifiés.
✅ Softphone et application mobile
✅ Enregistrement des appels
✅ Intégration à Microsoft Teams (native)
✅ natif ⚠️ partiel ou via module complémentaire ❌ non disponible
Foire aux questions
Pouvons-nous conserver le numéro de téléphone actuel de notre agence ?
Oui. Tous les principaux opérateurs luxembourgeois prennent en charge la portabilité des numéros de Post Telecom, Tango, Orange et d’opérateurs internationaux. Le transfert de numéro prend généralement entre 10 et 20 jours ouvrés et votre numéro actuel reste actif jusqu’à ce que le transfert soit effectif.
Combien de temps dure le déploiement pour une agence comptant entre 10 et 20 personnes ?
Il faut compter un après-midi à une demi-journée pour le déploiement de base du softphone sur les ordinateurs portables et les téléphones mobiles. L'ajout de règles de routage des appels, l'intégration à Teams et le portage de numéro prolongent la mise en place à une à deux semaines, en fonction des délais de portage.
Les enregistrements d'appels sont-ils conformes au RGPD et à la législation luxembourgeoise ?
Oui, lorsqu'il est configuré correctement. Conformément à RGPD Conformément aux recommandations du CNPD, les deux parties doivent être informées avant le début de l'enregistrement. La plupart des prestataires proposent un message préenregistré diffusé dès le début de l'appel. Les durées de conservation des enregistrements doivent être précisées dans votre politique de confidentialité.
Le softphone fonctionne-t-il lorsque les collaborateurs sont à l'étranger pour des tournages ?
Oui. Le softphone et l'application mobile fonctionnent avec n'importe quelle connexion Internet : Wi-Fi de l'hôtel, 4G, 5G. Les appels sortants sont passés via le numéro professionnel de l'agence, quel que soit l'endroit où se trouve physiquement le collaborateur.
Que se passe-t-il lorsqu'un chargé de compte quitte l'agence ?
Leur numéro direct est réattribué à un collègue en moins de deux minutes depuis le tableau de bord administratif. La continuité des relations avec les clients est ainsi préservée, car le numéro appartient à l'agence et non à la personne.
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