Vorlage für Systemanforderungen an Telefonanlagen für Unternehmen in Luxemburg
Vorlage für Systemanforderungen an Telefonanlagen für Unternehmen in Luxemburg

Vorlage für Systemanforderungen an Telefonanlagen für Unternehmen in Luxemburg

von PBX.lu Leitartikel vom 2. Juli 2026
Legen Sie zunächst fest, was Ihr Unternehmen benötigt, bevor Sie Anbieter vergleichen. Die meisten Anbieter können innerhalb weniger Minuten einen monatlichen Preis pro Arbeitsplatz nennen. Ein Angebot zu erhalten, das Ihre geschäftlichen Anforderungen tatsächlich widerspiegelt, dauert jedoch länger, da die Anbieter Ihre Anrufabläufe, Ihre Rufnummern, Ihre Integrationen und Ihre Compliance-Verpflichtungen verstehen müssen, bevor sie einen genauen Preis nennen können. Ein schriftliches Anforderungsdokument verändert den Gesprächsverlauf: Es verlagert den Aufwand für die Ermittlung der Anforderungen vom Verkaufsgespräch mit dem Anbieter auf Ihren eigenen Schreibtisch und bietet Ihnen eine einheitliche Grundlage für den direkten Vergleich der Angebote.
Arbeiten Sie die folgenden Abschnitte der Reihe nach durch, bevor Sie sich an einen Anbieter wenden. Das ausgefüllte Dokument dient als Ausschreibungsunterlage, die Sie versenden. Anhand der Bewertungsrichtlinien am Ende erfahren Sie, worauf Sie achten müssen, wenn die Angebote eingehen.

So verwenden Sie diese Vorlage

📋 Schritt 1 – Bearbeite zunächst jeden Abschnitt zunächst alleine
Lesen Sie jeden Abschnitt durch und tragen Sie Ihre Kenntnisse ein. Lassen Sie Felder leer, bei denen Sie sich nicht sicher sind: Ein leeres Feld ist eine nützliche Information für einen Anbieter und keine Lücke, die es zu verbergen gilt.
📋 Schritt 2 – Beziehen Sie die Nutzer der Telefone mit ein
Ihre Rezeptionistin, Ihr Vertriebsleiter oder Ihr Büroleiter wissen Dinge, die Sie nicht wissen: wie Anrufe weitergeleitet werden, welche Nummern Kunden wählen und was passiert, wenn niemand abhebt. Nehmen Sie sich 20 Minuten Zeit für ein Gespräch mit ihnen, bevor Sie das Dokument fertigstellen.
📋 Schritt 3 – Senden Sie das ausgefüllte Dokument zusammen mit Ihrer Angebotsanfrage ab
Fügen Sie es ein oder hängen Sie es an, wenn Sie sich an Anbieter wenden. Bitten Sie jeden Anbieter, auf jeden Abschnitt einzugehen. Antworten, in denen Abschnitte ausgelassen oder konkrete Angaben durch vage Versprechungen ersetzt werden, sind ein beachtenswertes Signal.

Abschnitt 1: Unternehmensprofil

Anbieter nutzen Ihr Unternehmensprofil, um die Verfügbarkeit von Rufnummern zu prüfen, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu überprüfen und einen Kundenbetreuer zuzuweisen. Geben Sie die Angaben genau so ein, wie sie in Ihrer offiziellen Gewerbeanmeldung aufgeführt sind.
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  • Offizieller Firmenname: __
  • Handelsname (falls abweichend): __
  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: __
  • Eingetragener Firmensitz: __
  • Adresse der Hauptniederlassung (falls abweichend): __
  • Gründungsland: __
  • Name des Hauptansprechpartners: __
  • Hauptansprechpartner: __
  • E-Mail-Adresse des Hauptansprechpartners: __
  • Telefonnummer des Hauptansprechpartners: __
  • Anzahl der Standorte: __
  • Standortadressen (bitte einzeln auflisten): __
  • Geplante Standorte in den nächsten 12 Monaten: __

Abschnitt 2: Nummern und Nummernportierung

Unter Nummernmitnahme versteht man die Übertragung Ihrer bestehenden Telefonnummern von Ihrem derzeitigen Anbieter zu einem neuen. Der Vorgang ist gesetzlich geregelt und dauert eine festgelegte Zeitspanne: In Luxemburg beträgt diese für Ortsnummern in der Regel 5 bis 10 Werktage. Die Anbieter benötigen Ihre aktuellen Nummern sowie die Daten Ihres derzeitigen Anbieters, bevor sie die Nummernmitnahme bestätigen können.
Siehe auch: Nummernportabilität · SIP-Trunking
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  • Name des aktuellen Anbieters: __
  • Vertragsende beim aktuellen Anbieter: __
  • Zu portierende Nummern (bitte einzeln mit Ländervorwahl auflisten): __
  • Nummerntyp für jede Nummer (geografisch / nicht-geografisch / Mobilfunk / gebührenfrei): __
  • Für Fax- oder Alarmanlagen verwendete Nummern: __
  • Sind irgendwelche Nummern in Verzeichnissen oder Drucksachen aufgeführt: __
  • Neue Nummern erforderlich (wie viele, mit welcher Ländervorwahl): __
  • Benötigen Sie auch Rufnummern in Belgien, Frankreich oder Deutschland: __
  • Benötigen Sie eine gebührenfreie (800-)Nummer oder eine Nummer mit geteilten Kosten: __

Abschnitt 3: Anrufablauf

Der Anrufablauf beschreibt den Weg, den ein Anruf vom Eintreffen bei Ihrer Nummer bis zur Annahme oder Beendigung des Gesprächs zurücklegt. Wenn Sie Ihren Anrufablauf dokumentieren, bevor Sie sich an einen Anbieter wenden, beugen Sie Missverständnissen hinsichtlich der Komplexität der Weiterleitung vor und können so besser ermitteln, welche Funktionen Sie tatsächlich benötigen.
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Eingehende Anrufe
  • Hauptnummer(n), die Kunden wählen: __
  • Erste Weiterleitung (automatische Anrufannahme / direkt an eine Person / Rufgruppe): __
  • Sprachen, die Anrufer möglicherweise sprechen: __
  • Öffnungszeiten (Tage und Uhrzeiten): __
  • Bearbeitung außerhalb der Geschäftszeiten (Anrufbeantworter / Nachricht / Weiterleitung auf das Handy): __
  • Umgang mit Feiertagen: __
Übertragungen und Warteschlangen
  • Müssen Anrufe zwischen Mitarbeitern oder Abteilungen weitergeleitet werden: __
  • Gibt es namentlich genannte Abteilungen oder Gruppen (Vertrieb, Support, Buchhaltung): __
  • Maximal zulässige Wartezeit, bevor ein Anrufer eine Ansage hört: __
  • Benötigen Sie eine Warteschleife mit Wartemusik: __
Ausgehende Anrufe
  • Welche Nummer soll bei ausgehenden Anrufen angezeigt werden (Hauptnummer / individuelle DDI): __
  • Führen die Mitarbeiter Auslandsgespräche: __ (falls ja, in welche Länder): __
  • Tätigen Mitarbeiter Anrufe von außerhalb des Büros (vom Handy, von zu Hause aus)? __

Abschnitt 4: Checkliste der Funktionen

In diesem Abschnitt wird eine dreistufige Prioritätsstruktur verwendet. Gehen Sie jede Stufe der Reihe nach durch und markieren Sie die zutreffenden Funktionen. Sie müssen nicht für jede Funktion den Namen des Anbieters kennen; Sie legen lediglich fest, was das System leisten muss.
Das gesamte Angebot ansehen Funktionen Leitfaden für leicht verständliche Beschreibungen der einzelnen Funktionen.
✅ Unverzichtbar – Funktionen, ohne die Ihr Unternehmen nicht funktionieren kann. Diese sind nicht verhandelbar und müssen in jedem Angebot enthalten sein.
  • Voicemail an E-Mail: __
  • Anrufaufzeichnung (bitte angeben: alle Anrufe / auf Abruf / nach Nebenstelle): __
  • Automatische Anrufannahme mit zeitgesteuerter Weiterleitung: __
  • Rufgruppen oder Hunt-Gruppen: __
  • Anrufweiterleitung (blind und mit Rückmeldung): __
  • Warteschleife mit Musik oder Ansage: __
  • Mobile App für iOS und Android: __
  • Webbasiertes Admin-Portal: __
  • Unterstützung für die Rufnummernmitnahme: __
  • SLA zur Verfügbarkeit (mindestens akzeptabler Prozentsatz): __
⚠️ Schön, wenn vorhanden – Funktionen, die den Betrieb verbessern würden, aber keine Ausschlusskriterien darstellen. Nützlich für den Vergleich von Anbietern in ähnlichen Preisklassen.
  • Videotelefonie: __
  • CRM-Integration (welches CRM): __
  • Microsoft Teams-Integration: __
  • Dashboard für Anrufanalysen und Berichte: __
  • Anzeigetafel für das Callcenter: __
  • SMS oder Nachrichten: __
  • Anrufflüstern oder -überwachung: __
  • Fax an E-Mail: __
  • IVR mit mehreren Ebenen: __
  • Internationale gebührenfreie Rufnummern: __
💡 Wahrscheinlich nicht erforderlich – diese Funktionen sind manchmal in Unternehmenspaketen enthalten. Beachten Sie dies, um zu vermeiden, dass Sie für Funktionen bezahlen, die Sie nicht nutzen werden.
  • Hybride Telefonanlage mit lokaler Hardware: __
  • Bedienkonsole / Telefonzentrale: __
  • Kontaktzentrum mit Ticket-System: __
  • KI-Echtzeit-Transkription: __
  • Callcenter-Anzeigetafel mit Echtzeit-Statistiken zu den Agenten: __

Abschnitt 5: Integrationen

Eine Integration verbindet Ihre Telefonanlage mit einer anderen Software, die Ihr Unternehmen nutzt. Typische Beispiele hierfür sind CRM-Plattformen, Helpdesk-Tools und Kalendersysteme. Manche Integrationen sind bereits in die Plattform des Anbieters integriert, für andere ist ein Konnektor eines Drittanbieters erforderlich.
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  • Verwendetes CRM (Name und Version): __
  • Helpdesk oder Ticket-System: __
  • E-Mail-Plattform (Microsoft 365 / Google Workspace / andere): __
  • Nutzen Sie Microsoft Teams für den internen Chat: __
  • ERP- oder Buchhaltungssystem: __
  • Kalenderplattform: __
  • Sonstige geschäftskritische Software, die die Mitarbeiter während der Anrufe nutzen: __
  • Benötigen Sie die „Click-to-Call“-Funktion in Ihrem CRM oder Browser: __
  • Möchten Sie, dass Anrufdaten automatisch in Ihr CRM zurückgeschrieben werden: __
  • API-Zugriff erforderlich (für benutzerdefinierte Integrationen): __

Abschnitt 6: Konnektivität und Hardware

Ein Cloud-PBX-System läuft über Ihre Internetverbindung. Die Anrufqualität hängt direkt von der Bandbreite und der Verbindungsstabilität ab. Die Anbieter müssen Ihre Netzwerkkonfiguration kennen, bevor sie bestätigen können, ob Ihr Standort geeignet ist oder ob Sie zusätzliche Ausfallsicherheit benötigen.
Siehe: Warum Ihre Internetverbindung über den Erfolg oder Misserfolg Ihrer Cloud-PBX entscheidet · SIP-Trunking
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Internetverbindung
  • Aktueller Internetanbieter: __
  • Anschlussart (Glasfaser / Kabel / DSL / 4G-Ausfallsicherung): __
  • Download-Geschwindigkeit (Mbps): __ Upload-Geschwindigkeit (Mbps): __
  • Verfügen Sie über eine Ausweich-Internetverbindung: __
  • Unterstützt Ihr Router QoS (Quality of Service) für Sprachverkehr: __
Hardware
  • Tischtelefone bevorzugt: ja / nein
  • Falls ja, bevorzugte Marke oder derzeit verwendetes Modell: __
  • Anzahl der benötigten Festnetztelefone: __
  • Kopfhörer erforderlich: ja / nein / nur für bestimmte Mitarbeiter
  • Benötigte Freisprechanlagen für Konferenzräume: ja / nein (falls ja, wie viele Räume): __
  • Werden die Mitarbeiter ein Softphone (App auf dem Laptop oder PC) anstelle eines Tischtelefons verwenden: __
  • Gibt es Empfangs- oder Vermittlungsschalter mit besonderen Anforderungen an die Anrufbearbeitung: __
Netzwerk
  • Verwaltet Ihr IT-Team ein separates Sprach-VLAN: __
  • Verfügen Sie über eine Firewall, für die möglicherweise eine SIP-Konfiguration erforderlich ist: __
  • Ansprechpartner in der IT für die technische Einarbeitung: __

Abschnitt 7: Einhaltung der Vorschriften

Für Unternehmen in Luxemburg gelten die DSGVO hinsichtlich der Aufzeichnung von Telefonaten und der Vorratsdatenspeicherung sowie die ILR-Vorschriften bezüglich der Nummernregistrierung und der Verpflichtungen bei Notrufen. In einigen Branchen (Rechtswesen, Finanzwesen, Gesundheitswesen) gelten zusätzliche Anforderungen. Achten Sie darauf, bevor Sie einen Vertrag unterzeichnen.
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  • Zeichnen Sie Anrufe auf: ja / nein / habe es vor
  • Falls ja, erhalten Anrufer eine automatische Ansage: __
  • Maximale Aufbewahrungsfrist für Aufzeichnungen (in Monaten): __
  • Werden die Aufzeichnungen innerhalb der EU gespeichert: erforderlich / bevorzugt / keine Anforderung
  • Sind Sie in einer regulierten Branche tätig (Rechtswesen, Finanzwesen, Gesundheitswesen, Versicherungswesen): __
  • Sind Sie verpflichtet, auf Anfrage Anrufaufzeichnungen vorzulegen (Legal Hold)? __
  • Benötigen Sie eine Datenverarbeitungsvereinbarung (DPA) mit dem Anbieter: __
  • Gibt es Mitarbeiter in Belgien, Frankreich oder Deutschland, für die eine lokale Compliance-Absicherung erforderlich ist: __
  • Notrufe: Müssen die Mitarbeiter von ihrem Gerät aus die 112 anrufen können: __

Abschnitt 8: Haushalt und Vertrag

Dieser Abschnitt dient zu Ihrer internen Information. Nutzen Sie ihn, um Ihre eigenen Obergrenzen festzulegen, bevor Sie Angebote einholen. Siehe den Preisübersicht für Cloud-PBX-Lösungen für KMU in Luxemburg Informieren Sie sich über die üblichen Marktpreisspannen, bevor Sie Ihre Zahlen eintragen.
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  • Maximales monatliches Budget pro Nutzer (EUR): __
  • Maximales monatliches Gesamtbudget für Telefonie (EUR): __
  • Einrichtungs- oder Migrationskosten: bis zu __ Euro akzeptabel
  • Budget für Hardware (einmalig): __
  • Bevorzugte Vertragslaufzeit: monatlich / 12 Monate / 24 Monate / 36 Monate
  • Frühestmöglicher Termin für die Inbetriebnahme: __
  • Feste Frist für die Migration (falls zutreffend): __
  • Entscheidungsträger, der den Vertrag unterzeichnen muss: __
  • Benötigen Sie vor der vollständigen Einführung eine Pilotphase oder eine Testphase: __

Beispiel: Fiduciaire Rollingen

💼 Fertige Vorlage – Fiduciaire Rollingen S.à r.l. (12 Mitarbeiter)
Abschnitt 1: Unternehmensprofil
Offizieller Name: Fiduciaire Rollingen S.à r.l. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: LU12345678. Adresse: 4 rue de la Gare, L-7440 Lintgen. Ein Standort. In den nächsten 12 Monaten ist keine Expansion geplant.
Abschnitt 2: Nummern und Portierung
Aktueller Anbieter: POST Telecom. Vertragsende: 31. August 2026. Zu portierende Nummern: +352 26 XX XX XX (geografische Hauptnummer), +352 26 XX XX X1 (Faxnummer). Benötigte neue Nummern: 12 individuelle DDIs für Mitarbeiter. Keine belgischen oder französischen Nummern erforderlich. Keine gebührenfreien Nummern.
Abschnitt 3: Anrufablauf
Die Hauptnummer wird während der Bürozeiten (Montag bis Freitag, 08:00 bis 18:00 Uhr) von einer automatischen Telefonzentrale entgegengenommen. Der Anrufer hört eine Begrüßung auf Französisch mit drei Optionen: Drücken Sie die 1 für die Buchhaltung, die 2 für die Lohnbuchhaltung und die 3 für die Verwaltung. Außerhalb der Bürozeiten: Voicemail-Nachrichten werden per E-Mail weitergeleitet. Es ist keine Warteschlange erforderlich; Anrufe werden direkt an die entsprechende Rufgruppe weitergeleitet. Bei ausgehenden Anrufen wird die Hauptnummer des Unternehmens angezeigt. Die Mitarbeiter rufen gelegentlich Kunden in Belgien und Frankreich an; weitere Auslandsgespräche sind nicht erforderlich.
Abschnitt 4: Checkliste der Funktionen
Unverzichtbar: Voicemail-Weiterleitung per E-Mail, automatische Anrufannahme mit zeitgesteuerter Weiterleitung, Anrufweiterleitung (blind und mit Rückmeldung), Rufgruppen (Buchhaltung, Lohnbuchhaltung, Verwaltung), mobile App für iOS und Android, Web-Verwaltungsportal, Unterstützung bei der Rufnummernmitnahme, SLA mit 99,9 % Verfügbarkeit.
Wünschenswert: Microsoft 365-Integration, grundlegende Anrufauswertungen, Fax-to-E-Mail für die bestehende Faxnummer.
Wahrscheinlich nicht erforderlich: Contact-Center-Funktionen, KI-Transkription, lokale Hardware, Operator-Konsole.
Abschnitt 5: Integrationen
Microsoft 365 wird bereits genutzt (Exchange und Teams für den internen Chat). Kein CRM. „Click-to-Call“ ist nicht erforderlich. Für die bestehende Faxnummer wird die Funktion „Fax an E-Mail“ benötigt.
Abschnitt 6: Konnektivität und Hardware
Glasfaseranschluss (200/50 Mbit/s). Derzeit keine Ausweichleitung. Acht Tischtelefone im Einsatz (Yealink T42S); vier Mitarbeiter bevorzugen ausschließlich Softphones. Ein Besprechungsraum; derzeit keine Freisprecheinrichtung (offen für Empfehlungen des Anbieters). IT wird extern verwaltet: Kontakt: Serge X, serge@itcompany.lu.
Abschnitt 7: Einhaltung der Vorschriften
Derzeit erfolgt keine Anrufaufzeichnung. Das Unternehmen unterliegt der IFP-Aufsicht (Finanzsektor). Für künftige Aufzeichnungen ist eine Speicherung der Daten in der EU erforderlich. Eine Datenverarbeitungsvereinbarung ist erforderlich. Alle Mitarbeiter sind in Luxemburg ansässig; auf allen Geräten muss der Zugang zur Notrufnummer 112 gewährleistet sein.
Abschnitt 8: Haushalt und Vertrag
Ziel: bis zu 4 EUR pro Nutzer und Monat für die Nutzungsgebühr (Anrufe werden separat abgerechnet). Einmalige Einrichtungskosten: bis zu 500 EUR akzeptabel. Hardware: Austausch nicht kompatibler Telefone; Budget muss anhand von Angeboten des Anbieters bestätigt werden. Bevorzugte Vertragslaufzeit: 12 oder 24 Monate. Geplantes Inbetriebnahmedatum: 1. Oktober 2026. Entscheidungsträger: geschäftsführender Gesellschafter.

Bewertung der erhaltenen Angebote

Wenn die Angebote eintreffen, dient Ihnen Ihr Anforderungskatalog als fester Bezugspunkt. Prüfen Sie jedes Angebot zunächst anhand Ihrer Liste der „Must-Haves“: Jeder Anbieter, der ein „Must-Have“ nicht schriftlich berücksichtigt, kommt nicht in Frage – unabhängig vom Preis.
📊 Drei Dinge, die Sie bei jedem Angebot überprüfen sollten
Vergewissern Sie sich zunächst, dass alle unverzichtbaren Funktionen im angebotenen Tarif enthalten sind und nicht als Zusatzoption berechnet werden. Überprüfen Sie zweitens den Migrationsprozess: Bitten Sie um einen schriftlichen Zeitplan und klären Sie, wer dafür verantwortlich ist. Lesen Sie drittens die SLA: Der Prozentsatz der Verfügbarkeit ist weniger wichtig als die Frage, was der Anbieter unternimmt, wenn diese nicht eingehalten wird, und ob eine Entschädigung automatisch erfolgt.
📚 Verwandte Anleitungen auf pbx.lu
Vergleichen Sie im Funktionsleitfaden, welche Funktionen die einzelnen Angebote bieten. Sehen Sie sich im Vergleichsportal an, wie sich die Anbieter unterscheiden. Informieren Sie sich vor der Anforderung von Angeboten über die Kosten im Preisleitfaden für Cloud-PBX-Lösungen für luxemburgische KMU. Informationen zur Einrichtung der Anrufweiterleitung finden Sie im Tutorial zur Weiterleitung nach Öffnungszeiten.

Kurzfassung: Vorlage für die Systemanforderungen an Telefonsysteme für Unternehmen in Luxemburg

  • Erstellen Sie ein schriftliches Anforderungsdokument, das Nummern, Anrufabläufe, Funktionen und Compliance-Anforderungen abdeckt, bevor Sie sich an einen Anbieter wenden.
  • Senden Sie das ausgefüllte Dokument zusammen mit Ihrer Angebotsanfrage, damit die Anbieter auf alle Abschnitte eingehen und nicht nur auf den Preis.
  • Vergleichen Sie die Angebote zunächst anhand Ihrer unverzichtbaren Funktionen; jeder Anbieter, der eine dieser Funktionen schriftlich auslässt, kommt nicht in Frage.
Aktualisiert am 12.08.2026