Vorlage für eine Richtlinie zur Aufzeichnung von Geschäftsgesprächen für KMU
Vorlage für eine Richtlinie zur Aufzeichnung von Geschäftsgesprächen für KMU

Vorlage für eine Richtlinie zur Aufzeichnung von Geschäftsgesprächen für KMU

von PBX.lu Leitartikel vom 2. Juli 2026
Diese Vorlage dient als Ausgangspunkt und stellt keine Rechtsberatung dar. Passen Sie sie an Ihren Verarbeitungszweck, Ihre Branche und die geltenden luxemburgischen arbeits- und datenschutzrechtlichen Vorschriften an.
Jedes Unternehmen, das Anrufe aufzeichnet, benötigt eine schriftliche Richtlinie, bevor die erste Aufzeichnung beginnt. Ohne eine solche Richtlinie riskieren Sie Durchsetzungsmaßnahmen Ihrer nationalen Datenschutzbehörde, Streitigkeiten mit Mitarbeitern und Aufzeichnungen, die nicht als Beweismittel verwendet werden können, da niemand nachweisen kann, dass sie rechtmäßig angefertigt wurden. In Luxemburg erwartet die CNPD (Commission nationale pour la protection des données), dass Organisationen nicht nur dokumentieren, was sie aufzeichnen, sondern auch warum, wie lange und wer Zugriff auf diese Aufzeichnungen hat. Diese Vorlage bietet Ihnen einen Klausel-für-Klausel-Ausgangspunkt, den Sie an Ihre Situation anpassen können.
Die Vorlage gilt für die Großregion: Luxemburg, Belgien, Frankreich und Deutschland. Wo nationale Vorschriften von der Grundregel abweichen, wird der Unterschied in Anmerkungen hervorgehoben. Die von Ihnen gewählte Rechtsgrundlage bestimmt alle weiteren Klauseln, daher beginnt die Vorlage mit dieser.

Bevor Sie mit dem Schreiben beginnen: Legen Sie Ihre Rechtsgrundlage fest

Für die meisten Szenarien der Anrufaufzeichnung in KMU gelten zwei Rechtsgrundlagen gemäß Artikel 6 der DSGVO. Die Wahl der Rechtsgrundlage bestimmt, wie Sie die Ankündigungsklausel und die Einwilligungsunterlagen formulieren.
„Rechtsgrundlage“ ist der Begriff aus der DSGVO für den rechtmäßigen Grund, der Ihnen die Verarbeitung personenbezogener Daten – in diesem Fall einer Sprachaufzeichnung – gestattet. Die Wahl einer falschen Rechtsgrundlage oder das Fehlen einer solchen macht die Aufzeichnung rechtswidrig, unabhängig davon, welche sonstigen Vorsichtsmaßnahmen Sie treffen.
Ein berechtigtes Interesse (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) bedeutet, dass Ihre Organisation einen echten geschäftlichen Grund für die Aufzeichnung hat, der in einem angemessenen Verhältnis zu den Datenschutzrechten des Anrufers steht. Eine Bewertung des berechtigten Interesses (Legitimate Interest Assessment, LIA) ist ein kurzes schriftliches Dokument, in dem Sie Ihren geschäftlichen Zweck gegen die Auswirkungen auf den Anrufer abwägen und zu dem Schluss kommen, dass Ihr Interesse überwiegt. Die CNPD erwartet die Vorlage einer ausgefüllten LIA, wenn Sie sich auf diese Grundlage berufen.
🟢 Ein berechtigtes Interesse liegt vor, wenn die Aufzeichnung einen klaren, vorhersehbaren geschäftlichen Zweck hat (Qualitätskontrolle, Beweismittel bei Streitigkeiten, Compliance-Prüfung); Sie eine Bewertung des berechtigten Interesses ausgefüllt und datiert haben; das Ergebnis für einen vernünftigen Anrufer nicht überraschend wäre; und die Anrufe nicht routinemäßig Daten besonderer Kategorien wie Gesundheitsdaten oder Rechtsberatung betreffen.
🟡 Sie benötigen eine ausdrückliche Einwilligung, wenn die Dienstleistung sensible Themen betrifft (Fragen zur Gesundheit, Schuldnerberatung, Beschwerden im Personalbereich); wenn Sie keinen geschäftlichen Zweck nachweisen können, der das Datenschutzinteresse des Anrufers überwiegt; wenn die Aufzeichnungen über den ursprünglichen Anruf hinaus verwendet werden (z. B. für Marketinganalysen oder zum Trainieren von KI); oder wenn Sie in Frankreich tätig sind, wo die Leitlinien der CNIL höhere Anforderungen an das berechtigte Interesse bei B2C-Aufzeichnungen stellen.
Die CNPD schreibt keine einheitliche Rechtsgrundlage für die Aufzeichnung von Telefonaten vor, doch sowohl ihre veröffentlichten Leitlinien zur Überwachung von Mitarbeitern als auch ihre Vorlage gemäß Artikel 30 für Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten verlangen, dass die gewählte Rechtsgrundlage vor Beginn der Verarbeitung dokumentiert wird. Eine Richtlinie, die ununterzeichnet in einer Schublade liegt, reicht nicht aus. Die Richtlinie muss den Mitarbeitern vor der Bearbeitung aufgezeichneter Telefonate und den Anrufern vor Beginn der Aufzeichnung mitgeteilt werden.

Die Richtlinie: 8 Absätze

Jede Klausel folgt dem gleichen Aufbau: Eine leicht verständliche Erläuterung des Inhalts der Klausel, gefolgt von einem kopierbaren Klauselentwurf in einem grauen Kasten. Ersetzen Sie alle Platzhalter in Klammern durch Ihre eigenen Angaben.

§ 1: Zweck und Geltungsbereich

Ein enger, spezifischer Zweck lässt sich gegenüber einer Aufsichtsbehörde leichter begründen als eine weit gefasste, pauschale Formulierung. Wenn Sie zur Verbesserung der Schulungsqualität aufzeichnen, geben Sie dies an. Wenn Sie die Aufzeichnung auch zur Beilegung von Streitigkeiten nutzen, führen Sie beide Zwecke ausdrücklich auf. In der Klausel wird zudem festgelegt, welche Leitungen erfasst sind, sodass Mitarbeiter an nicht aufgezeichneten Leitungen die Aufzeichnungsverfahren nicht anwenden müssen.
📄 Klauselentwurf: Zweck und Geltungsbereich
„[Name der Organisation] zeichnet eingehende und ausgehende Telefonate auf den folgenden Leitungen auf: [Liste der Leitungen, Durchwahlen oder Abteilungen]. Die Aufzeichnungen erfolgen ausschließlich zu folgenden Zwecken: [Qualitätsüberwachung und Schulung der Mitarbeiter / Nachweisführung bei vertraglichen Streitigkeiten / Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Nichtzutreffendes bitte streichen]. Anrufe auf nicht oben aufgeführten Leitungen werden nicht aufgezeichnet. Diese Richtlinie gilt für alle Mitarbeiter, Auftragnehmer und externe Vertreter, die Anrufe auf diesen Leitungen bearbeiten.“

Absatz 2: Rechtsgrundlage

In diesem Absatz wird die von Ihnen gewählte Rechtsgrundlage gemäß Artikel 6 der DSGVO und, falls zutreffend, die Rechtsgrundlage gemäß Artikel 9 angegeben, sofern Daten besonderer Kategorien betroffen sind. Wenn Sie sich auf ein berechtigtes Interesse stützen, verweisen Sie auf die von Ihnen durchgeführte Prüfung des berechtigten Interesses. Wenn Sie sich auf eine Einwilligung stützen, verweisen Sie auf den Einwilligungsmechanismus. Lassen Sie diesen Absatz niemals leer oder formulieren Sie ihn nicht zu allgemein.
📄 Klauselentwurf: Rechtsgrundlage
„Anrufaufzeichnungen stellen personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO (Verordnung (EU) 2016/679) und, soweit anwendbar, des luxemburgischen Datenschutzgesetzes vom 1. August 2018 dar. [Name der Organisation] verarbeitet diese Daten auf der Grundlage eines berechtigten Interesses (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f), wie in der Bewertung des berechtigten Interesses vom [Datum], Referenz [LIA-001], dokumentiert. / [Name der Organisation] verarbeitet diese Daten auf der Grundlage der ausdrücklichen Einwilligung des Anrufers (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a), die über die in Ziffer 3 beschriebene Ansage eingeholt wurde. [Nicht zutreffende Rechtsgrundlage bitte streichen.]“

Paragraf 3: Ansage des Anrufers

Die Ansage muss abgespielt werden, bevor ein inhaltliches Gespräch beginnt. Wenn ein Anrufer Einwände gegen die Aufzeichnung hat, muss der Mitarbeiter den Anruf entweder auf eine nicht aufgezeichnete Leitung umleiten oder das Gespräch beenden. Die folgenden drei Skripte sind einzeilige Beispiele: Passen Sie die Länge an Ihr IVR-System oder das Begrüßungsskript Ihrer Mitarbeiter an. Alle drei Sprachen werden bereitgestellt, da viele Unternehmen in der Großregion Anrufe in mehr als einer Sprache erhalten.
📄 Klauselentwurf: Ansage für Anrufer
„Anrufer werden vor der Weiterleitung an einen Mitarbeiter durch eine automatische Ansage auf den folgenden Leitungen über die Aufzeichnung informiert: [Liste der Leitungen]. Die Ansage wird beim Eintritt in die Warteschlange bzw. bei der Annahme des Anrufs abgespielt [Nichtzutreffendes bitte streichen]. Wenn ein Anrufer Einwände gegen die Aufzeichnung erhebt, wird der Mitarbeiter [die Weiterleitung auf eine nicht aufgezeichnete Leitung anbieten / das Gespräch beenden: bitte angeben]. Der Wortlaut der Ansage wird jährlich überprüft und aktualisiert, sobald sich der Zweck der Aufzeichnung oder die Rechtsgrundlage ändert.“
Ansageskripte, jeweils eines pro Sprache:
„Dieses Gespräch wird möglicherweise zu Qualitäts- und Schulungszwecken aufgezeichnet.“
„Dieses Gespräch wird möglicherweise zu Qualitäts- und Schulungszwecken aufgezeichnet.“
„Dieses Gespräch kann zu Qualitäts- und Schulungszwecken aufgezeichnet werden.“
🌐 Müssen die Anrufer aktiv zustimmen, oder reicht es aus, wenn die Ansage erfolgt?
Wenn Ihre Rechtsgrundlage ein berechtigtes Interesse ist, reicht es in der Regel aus, die Aufzeichnung vor Beginn des Gesprächs anzukündigen: Der Anrufer kann das Gespräch beenden, wenn er Einwände hat. Wenn Ihre Rechtsgrundlage die Einwilligung ist, benötigen Sie vor Beginn der Aufzeichnung eine aktive Handlung des Anrufers, beispielsweise das Drücken einer Taste zur Zustimmung. In Frankreich ist in B2C-Szenarien ein expliziterer Einwilligungsmechanismus vorgeschrieben, selbst wenn ansonsten ein berechtigtes Interesse gelten würde. Wenden Sie sich an einen lokalen Rechtsberater, wenn Sie in erheblichem Umfang französische Verbraucher bedienen.

Paragraf 4: Aufbewahrung

Der allgemeine Grundsatz der Datenminimierung (Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe e DSGVO) schreibt vor, dass Sie Aufzeichnungen nicht länger als nötig aufbewahren dürfen. Unterschiedliche Zwecke rechtfertigen unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. Stellen Sie Ihre Cloud-PBX-Plattform so ein, dass Aufzeichnungen am Ende jeder Aufbewahrungsfrist automatisch gelöscht werden, anstatt sich auf eine manuelle Löschaktion zu verlassen. Typische Aufbewahrungsfristen nach Verwendungszweck finden Sie im Abschnitt „Leitfaden zur Aufbewahrungsfrist“ weiter unten.
📄 Klauselentwurf: Aufbewahrungspflicht
„Aufzeichnungen werden je nach Verwendungszweck für die folgenden maximalen Zeiträume aufbewahrt: [Qualitätsüberwachung und Schulung: 30 Tage / Streitbeilegung: 12 Monate ab dem Datum der jeweiligen Transaktion / Verpflichtung zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: [X] Jahre gemäß den Anforderungen von [Name der Vorschrift angeben]: bitte entsprechend ausfüllen]. Die Aufzeichnungen werden am Ende der jeweiligen Aufbewahrungsfrist automatisch über [Beschreibung der Einstellung Ihrer Cloud-PBX-Plattform] gelöscht. Aufzeichnungen, die als Beweismittel in einem laufenden Rechtsstreit benötigt werden, können über die Standardfrist hinaus bis zur Beilegung des Rechtsstreits aufbewahrt werden; dies wird unter der Referenznummer [Fall- oder Ticketnummer] dokumentiert.“

Paragraf 5: Zugang und Sicherheit

Der Zugriff sollte rollenbasiert sein: Nicht jeder, der Anrufe bearbeitet, sollte alle Aufzeichnungen abspielen können. Das Sicherheitsniveau sollte der Sensibilität der Inhalte entsprechen. Wenn Ihre Aufzeichnungen bei einem Cloud-PBX-Anbieter gespeichert werden, vergewissern Sie sich, dass dessen Datenverarbeitungsvereinbarung die Speicherung innerhalb des EWR bestätigt und dass der Anbieter über eine entsprechende Sicherheitszertifizierung wie beispielsweise ISO 27001 verfügt.
📄 Klauselentwurf: Zugriff und Sicherheit
„Der Zugriff auf Anrufaufzeichnungen ist beschränkt auf: [Auflistung der Rollen, zum Beispiel: Teamleiter zur Qualitätsprüfung / Personalabteilung zu Disziplinarzwecken / Rechtsberater als Beweismittel bei Streitfällen / IT-Administration zur Systemwartung]. Der Zugriff wird authentifiziert über [Beschreibung: rollenbasierter Zugriff in der Cloud-PBX-Plattform / separate Anmeldedaten / Prüfprotokoll]. Jeder Zugriff wird protokolliert. Die Aufzeichnungen werden gespeichert [im verschlüsselten Speicher des Cloud-PBX-Anbieters / vor Ort an [Standort] mit Verschlüsselung im Ruhezustand]. [Name der Organisation] hat die Datenverarbeitungsvereinbarung des Cloud-PBX-Anbieters geprüft und bestätigt, dass die Aufzeichnungen innerhalb des EWR gespeichert werden.“
🔐 Was Sie in der Datenverarbeitungsvereinbarung Ihres Cloud-PBX-Anbieters prüfen sollten
Die Datenverarbeitungsvereinbarung (DPA) ist der Vertrag zwischen Ihnen (dem Verantwortlichen) und Ihrem Cloud-PBX-Anbieter (dem Auftragsverarbeiter). In Bezug auf Anrufaufzeichnungen sollte darin Folgendes bestätigt werden: der Speicherort und die Tatsache, dass dieser innerhalb des EWR liegt; die Liste der Unterauftragsverarbeiter des Anbieters; der Zeitplan des Anbieters für die Löschung der Daten nach Beendigung des Dienstes; sowie die Sicherheitszertifizierungen des Anbieters. Wenn Ihr Anbieter auf Anfrage keine unterzeichnete DPA vorlegen kann, stellt dies ein erhebliches Compliance-Risiko dar. Die Voxbi Cloud-PBX-Plattform speichert Aufzeichnungen innerhalb des EWR und stellt Kunden auf Anfrage eine Datenschutzerklärung zur Verfügung.

Paragraf 6: Benachrichtigung der Mitarbeiter

Das Aufzeichnen von Mitarbeitern ohne deren Wissen ist in allen vier Ländern der Großregion rechtswidrig. Diese Klausel legt fest, wie und wann Mitarbeiter informiert werden und wo sie die Richtlinie einsehen können. Neue Mitarbeiter müssen informiert werden, bevor sie mit einer aufgezeichneten Leitung arbeiten – nicht erst am Ende der Einarbeitungswoche.
📄 Klauselentwurf: Benachrichtigung der Mitarbeiter
„Alle Mitarbeiter, Auftragnehmer und Beauftragten, die an aufgezeichneten Leitungen arbeiten, werden über diese Richtlinie informiert, bevor sie mit der Bearbeitung von Anrufen auf diesen Leitungen beginnen. Die Benachrichtigung erfolgt durch [schriftliche Bestätigung im Arbeitsvertrag / Einarbeitungsunterlagen / unterzeichnete Bestätigung der Richtlinie: bitte angeben]. Diese Richtlinie ist für alle Mitarbeiter unter [Intranet-Adresse / Pfad zum gemeinsamen Laufwerk / Verweis im Richtlinienregister] zugänglich. Änderungen an dieser Richtlinie werden schriftlich mit einer Frist von mindestens [14 / 30] Tagen vor ihrem Inkrafttreten mitgeteilt.“

§ 7: Anträge der betroffenen Person

Anrufer, deren Stimmen aufgezeichnet werden, sind betroffene Personen mit Rechten gemäß der DSGVO: Auskunftsrecht, Recht auf Löschung, Recht auf Berichtigung und Widerspruchsrecht. Diese Klausel legt fest, wie Ihre Organisation mit solchen Anfragen umgeht und innerhalb welcher Frist. Die standardmäßige Antwortfrist gemäß der DSGVO beträgt einen Kalendermonat ab Eingang der Anfrage.
📄 Klauselentwurf: Anträge betroffener Personen
„Jede Person, deren Stimme aufgezeichnet wurde, kann einen Antrag als betroffene Person an [Name oder Funktion des Datenschutzbeauftragten] unter [E-Mail-Adresse] richten und dabei das ungefähre Datum und die Uhrzeit des Anrufs sowie die angerufene Nummer angeben. [Name der Organisation] wird innerhalb eines Kalendermonats nach Eingang des Antrags antworten. Anträge auf Löschung werden erfüllt, es sei denn, die Aufzeichnung muss aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung oder als Beweismittel in einem laufenden Rechtsstreit aufbewahrt werden; in diesem Fall wird der Antragsteller über den Grund für die Aufbewahrung informiert. Alle Anträge werden im Register für Anträge betroffener Personen erfasst.“

Paragraf 8: Ausschlüsse

Bestimmte Anrufarten dürfen niemals aufgezeichnet werden. Anrufe im Zusammenhang mit Zahlungskarten unterliegen den PCI-DSS-Vorschriften, die die Speicherung sensibler Kartendaten verbieten. Anrufe, die Themen aus besonderen Kategorien betreffen, dürfen gemäß Artikel 9 der DSGVO nicht aufgezeichnet werden, es sei denn, es liegt eine spezifische Rechtsgrundlage gemäß Artikel 9 Absatz 2 vor und diese ist dokumentiert. Führen Sie Ihre Ausnahmen ausdrücklich auf, damit die Mitarbeiter wissen, wann sie die Aufzeichnung unterbrechen oder vermeiden müssen.
📄 Klauselentwurf: Ausschlüsse
„Die folgenden Anrufarten sind von der Aufzeichnung ausgeschlossen: (a) Anrufe, bei denen der Anrufer vollständige Zahlungskartendaten (Kartennummer, CVV, Gültigkeitsdatum) gemäß der PCI-DSS-Anforderung 3.2 angibt; Mitarbeiter, die solche Anrufe bearbeiten, müssen die Aufzeichnung unter Verwendung von [Beschreibung des Pausenmechanismus in Ihrer Cloud-PBX-Plattform] unterbrechen, bevor der Anrufer die Kartendaten laut vorliest; (b) Anrufe, die von [Rechtsabteilung / Personalabteilung / Arbeitsmedizin: bitte angeben] bearbeitet werden und bei denen routinemäßig Daten besonderer Kategorien gemäß Artikel 9 der DSGVO anfallen; (c) Anrufe an oder von [bitte alle spezifischen Leitungen auflisten, die aus betrieblichen Gründen ausgeschlossen sind]. Ist ein Mitarbeiter unsicher, ob ein Anruf unter eine dieser Ausnahmen fällt, gilt standardmäßig, dass keine Aufzeichnung erfolgt.“
⏸ So funktioniert die Pause bei der Anrufaufzeichnung in der Praxis
Bei den meisten Cloud-PBX-Plattformen können Agenten die Aufzeichnung während eines Gesprächs über eine Softphone-Schaltfläche oder eine Tastenkombination anhalten und fortsetzen. Durch das Anhalten entsteht eine Lücke in der Aufnahmedatei: Die Lücke selbst wird nicht gespeichert. Einige Plattformen unterstützen zudem automatische Pausentrigger auf Basis von DTMF-Tönen, wodurch die Aufzeichnung in dem Moment angehalten werden kann, in dem das IVR-System zu einer Tastatur zur Karteneingabe wechselt. Falls Ihre Plattform das Anhalten und Fortsetzen nicht unterstützt, ist es am sichersten, Anrufe mit Kartenzahlung in einen nicht aufgezeichneten IVR-Ablauf umzuleiten, bevor Kartendaten ausgesprochen werden. Klären Sie die Funktionen Ihrer Plattform mit Ihrem Cloud-PBX-Anbieter ab, bevor Sie diese Klausel formulieren.

Leitlinien zur Aufbewahrungsdauer nach Verwendungszweck

Die Aufbewahrungsfristen hängen davon ab, aus welchem Grund Sie die Aufzeichnung angefertigt haben. Es gibt keine allgemeingültige Regel: Die richtige Aufbewahrungsfrist ist die kürzeste, die dem dokumentierten Zweck noch gerecht wird.
🟦 Qualitätsüberwachung und Schulung der Mitarbeiter
Üblicher Aufbewahrungszeitraum: 30 bis 90 Tage. Die meisten Unternehmen sind der Ansicht, dass Aufzeichnungen, die älter als 90 Tage sind, keinen Schulungswert mehr haben. Bei Cloud-PBX-Plattformen ist eine automatische Löschung nach 30 Tagen üblich. Je kürzer der Zeitraum, desto leichter lässt sich dies gegenüber einer Aufsichtsbehörde begründen.
🟦 Streitbeilegung und vertragliche Nachweise
Übliche Aufbewahrungsfrist: 12 Monate ab dem Transaktionsdatum, entsprechend den üblichen Verjährungsfristen für Streitigkeiten im Zusammenhang mit operativen Verträgen. Eine Aufbewahrung über 12 Monate hinaus ist nur dann erforderlich, wenn ein Gerichtsverfahren eingeleitet wurde und die Aufzeichnung als Beweismittel genannt wird.
🟦 Einhaltung der Vorschriften in regulierten Branchen: Finanzdienstleistungen und Versicherungen
Gemäß MiFID II sind Wertpapierfirmen verpflichtet, Telefonaufzeichnungen mindestens 5 Jahre lang aufzubewahren (in Luxemburg 7 Jahre auf Verlangen der CSSF). Informieren Sie sich vor der Festlegung dieser Aufbewahrungsfrist über die aktuellen Leitlinien Ihrer Branchenaufsichtsbehörde, da diese bei regulierten Aufzeichnungen Vorrang vor den allgemeinen Datenschutzgrundsätzen der DSGVO zur Datenminimierung haben.
🟦 Gesundheits- und Sozialwesen
Vermeiden Sie die Aufzeichnung von Gesprächen, in denen regelmäßig Details zur Diagnose, Behandlung oder zum Pflegeplan besprochen werden, es sei denn, Sie verfügen über eine dokumentierte Rechtsgrundlage gemäß Artikel 9 Absatz 2 der DSGVO und eine von Ihrer Branchenaufsichtsbehörde festgelegte spezifische Aufbewahrungsfrist. Im Zweifelsfall sollten Sie die Leitung vollständig aus dem Aufzeichnungsumfang ausschließen. Weitere Informationen finden Sie auf der Seite „Cloud-PBX für das Gesundheitswesen und die Medizin “.
🚫 Häufige Fehler
Die Festlegung einer pauschalen Aufbewahrungsfrist (zum Beispiel „5 Jahre für alle Aufzeichnungen“) ohne einen dokumentierten Zweck, der die Dauer rechtfertigt.
Die Ansage wird erst abgespielt, nachdem die Verbindung zu einem Mitarbeiter hergestellt wurde, nicht vorher – das heißt, die Aufzeichnung hat bereits begonnen.
Allen Teammitgliedern Zugriff auf alle Aufzeichnungen gewähren, anstatt den Zugriff nach Rollen zu beschränken.
Das Versäumnis, die Aufzeichnung während der Kartenzahlung anzuhalten, setzt das Unternehmen dem Risiko einer Nichteinhaltung der PCI-DSS-Vorschriften aus.
✅ Bewährte Vorgehensweise
Führen Sie vor der Inbetriebnahme eine Prüfung der berechtigten Interessen durch, dokumentieren Sie diese, versehen Sie sie mit einem Datum und bewahren Sie sie zusammen mit dieser Richtlinie auf.
Stellen Sie Ihre Cloud-PBX-Plattform so ein, dass Aufzeichnungen am Ende der Aufbewahrungsfrist automatisch gelöscht werden, anstatt sich auf eine manuelle Löschaktion zu verlassen.
Fügen Sie Ihrem Standard-Einführungsunterlagenpaket für neue Mitarbeiter eine Bestätigung zur Aufzeichnungsrichtlinie bei.
Überprüfen Sie diese Richtlinie jährlich oder immer dann, wenn Sie eine neue aufgezeichnete Leitung hinzufügen oder Ihren Cloud-PBX-Anbieter wechseln.
Lassen Sie diese Vorlage vor ihrer Übernahme von einem Rechtsberater prüfen, der im Datenschutzrecht Ihres Tätigkeitslandes qualifiziert ist.
📚 Entdecken Sie weitere Ressourcen auf pbx.lu
Erfahren Sie, wie Cloud-PBX-Plattformen die Anrufaufzeichnung technisch umsetzen, oder schlagen Sie wichtige DSGVO-Begriffe wie die Einwilligung zur Anrufaufzeichnung im Glossar zu Regulierung und Compliance nach. Wenn Ihr Projekt auch die Festlegung von Serviceanforderungen umfasst, ist die Vorlage für Telefonanlagenanforderungen eine nützliche Hilfe. Häufige Fragen zu Aufzeichnungspflichten werden in den FAQ beantwortet.

Kurzfassung: Vorlage für eine Richtlinie zur Aufzeichnung von Geschäftsgesprächen für KMU

  • KMU, die Telefonate aufzeichnen, benötigen eine schriftliche Richtlinie, die die Rechtsgrundlage, die Ansage für Anrufer, die Aufbewahrungsfristen und die Zugriffskontrollen regelt.
  • Gemäß der DSGVO muss vor Beginn der Aufzeichnung entweder ein berechtigtes Interesse oder eine ausdrückliche Einwilligung ausgewählt und dokumentiert werden.
  • Die Aufbewahrungsfristen variieren je nach Zweck: 30 bis 90 Tage für Schulungen, 12 Monate für Streitfälle, mehr als 5 Jahre für regulierte Branchen.
Aktualisiert am 12.08.2026